Система управленческого бюджетирования для сокращения затрат

Бюджетирование средствами Prophix является по-настоящему коллективным процессом, обеспечивающим своевременное формирование точных бюджетных данных, которым менеджмент может полностью доверять. Простой и удобный доступ к бюджетной информации из любого места, в любое время позволяет руководителям контролировать полномасштабную картину бизнеса и принимать эффективные, информационно обоснованные решения в соответствии с корпоративной стратегией.

Организация бюджетного процесса

Организация бюджетного процесса c применением Prophix опирается на встроенные средства, позволяющие автоматизировать его на качественно высоком уровне. Сотрудникам предоставляется общая многопользовательская среда для работы с бюджетами: для изменения, просмотра, утверждения или отклонения бюджетов. Подаваемые данные автоматически консолидируются в реальном времени и становятся доступы для просмотра прокруткой или в соответствии с иерархией. Оповещения по электронной почте и обновление в реальном времени статуса формируемого бюджета, а также его наглядное графическое отображение, дают бюджетным менеджерам представление о состоянии дел и контроль за соблюдением заданных сроков. Бизнес пользователи могут персонализировать систему управленческого бюджетирования затрат в соответствии со своими предпочтениями, обращаться к ней в любое время из любого места через web или в режиме offline.
В целом за счет применения эффективных средств автоматизации финансовые подразделения в значительной степени освобождаются от рутинных операций и могут больше времени уделять наиболее значимым задачам, таким как сценарное моделирование и финансовый анализ.

Работа бизнес пользователей

Работа бизнес пользователей с Prophix максимально упрощена за счет предоставления интуитивно понятного интерфейса в виде привычных электронных таблиц. Пользователи могут оперативно задавать и просматривать детальные бюджетные данные на уровне департаментов или отдельных статей. Для повышения информативности могут использоваться заметки и комментарии, а также находящиеся в общем доступе вспомогательные детальные данные. Разработчики бюджета могут также сопоставить его с детальными данными бюджета прошлого года.

Поддержка управленческого бюджетирования

Prophix поддерживает управленческое бюджетирование на всех уровнях иерархии предприятия, гарантируя при этом целостность, связанность и соблюдение бизнес логики в формируемых данных. Соблюдение этих принципов достигается применением множества предварительно созданных согласованных шаблонов бюджетов для различных  департаментов и объектов планирования. Представлять соответствующий бюджет детально или в консолидированном виде – выбирает пользователь в соответствии с потребностями и установленными на предприятии нормами. Существенной для пользователей является возможность совместного использования в шаблонах финансовой и нефинансовой информации. Бюджетирование затрат может вестись по принципу «снизу вверх», «сверху вниз» или  путем комбинирования этих подходов. За счет комбинирования подходов к бюджетированию обеспечивается декомпозиция корпоративных целей вниз по уровням организации в сочетании с учетом инициатив департаментов при формировании бюджетов своего уровня. Тем самым достигается полная самостоятельность и тесное сотрудничество подразделений организации в бюджетном процессе.

Сопоставление данных

Prophix автоматически сопоставляет фактические данные с бюджетными за счет встроенных в шаблоны бюджетов и отчетов формул сравнения плановых и фактических показателей. Гибкие методы задания вычислений позволяют встраивать формулы в варианты бюджета или создавать специальные алгоритмы сравнения для особых сценариев автоматизации.

Управление вариантами бюджета

Prophix позволяет управлять множеством вариантов финансового бюджета, процессом их согласования и приведения в наиболее полное соответствие с корпоративными целями. Каждая итерация автоматизации бюджета становится доступной заинтересованным персонам для просмотра и анализа в соответствии с их правами, соответствующими роли в бюджетном процессе. В случае изменения структуры бюджета целостность данных обеспечивается посредством динамических обновлений бюджетных шаблонов в автоматическом режиме.

Комплексная автоматизация финансового планирования на предприятии

Экономика последнего времени (особенно, после финансовых потрясений 2008 года) характеризуется осознанием участниками  рынка того, что теперь одним из решающих факторов становится «неопределенность». Финансовое планирование работы предприятия в надежде на то, что ситуация на рынке будет развиваться «как мы предполагаем» становится все менее эффективным. Время жестких бюджетов осталось в прошлом.

Современный экономист должен уметь просчитывать последствия альтернативных вариантов развития ситуации на рынке, быть готовым к быстрой корректировке выстроенных планов. Практически необходимым становится внедрение прогрессивных методов финансового планирования и прогнозирования, включая скользящие прогнозы и сценарное моделирование.

В то же время, полноценное использование этих методов маловероятно, если в распоряжении использующего их специалиста нет соответствующего инструментария.

Система финансового планирования Prophix предоставляет экономистам и администрации предприятия возможность не только моделировать различные сценарии развития компании, сопоставляя разные варианты, но и проводить оперативную сверку текущих результатов  деятельности компании со стратегическими планами, что позволит заблаговременно выявлять негативные тенденции и вносить корректировки в планы, рекомендуя администрации  оптимальные управленческие решения.

Среда Prophix

Данная система позволяет организации быстро реагировать на изменения бизнес среды, поскольку могут непрерывно контролировать ситуацию, исследовать возникающие отклонения и формировать четкий план действий, не выходя из среды Prophix. Таким образом, необходимое участие ИТ специалистов ограничивается  первичной адаптацией системы, а дальнейшее финансовое планирование работники экономических служб смогут выполнять самостоятельно.

Поддержка различных форм планирования

Prophix поддерживает все формы бизнес планирования, включая капитальное финансовое планирование, планирование трудовых ресурсов, планирование продаж и т.п.

Интеграция с ERP системами

Возможностями Prophix предусмотрена интеграция с различными ERP системами и базами данных подразделений. Это позволяет без дополнительной трансформации собирать и преобразовать в единое представление все данные, необходимые для процесса комплексного прогнозирования и планирования, что обеспечивает учет всех факторов, влияющих на достижение корпоративных целей.

Интуитивно понятный интерфейс

Созданный для профессионалов в сфере финансов интуитивно понятный интерфейс Prophix позволяет в графическом виде формировать и контролировать ход выполнения плана, сопоставлять его со стратегическими корпоративными целями. Автоматизация планирования обеспечивает наглядное представление стратегических планов, бюджетов, отчетов и прогнозов посредством графических информационных панелей (dashboards) и карт показателей (scorecards).

Гибкий функционал

Финансовое планирование с системой Prophix предполагает применение функциональности «сверху вниз и снизу вверх» на всех этапах и циклах стратегического планирования. Благодаря этому, появляется возможность автоматически включать в тактические бюджеты изменения, являющиеся следствием каких-либо инициатив, управленческих решений администрации компании, позволяя одновременно корректировать, как стратегический план предприятия в целом, так и тактические бюджеты подразделений.

Мониторинг и контроль деятельности компании

Финансовое планирование Prophix позволяет  постоянно отслеживать соответствие деятельности компании стратегическому плану, контролировать эффективность по реальным результатам деятельности компании за счет автоматического вычисления отклонения фактических исторических данных от определенных показателей бюджетного планирования для всех элементов как на консолидированном, так и на детализированном уровне.

Финансовый анализ деятельности предприятия

Prophix предлагает передовые аналитические инструменты, предоставляя  бизнес — профессионалам возможность непрерывного финансового анализа предприятия и оценки состояния дел. Получение аналитической информации средствами Prophix не требует прежних временных затрат, связанных с обработкой электронных таблиц и извлечением из них полезной информации, способной служить основой для принятия решений. Автоматические оповещения, демонстрация трендов, сопоставление целей и достигнутых результатов с использованием различных графиков и прочих средств визуализации позволяют оперативно контролировать состояние бизнеса.

Работа с данными

Prophix превращает данные в информацию, полезную для оперативного принятия обоснованных решений, обеспечивая получение ответов на запросы пользователей путем использования функций сегментации данных, применения к ним различных фильтров и срезов, а также предоставляя средства ранжирования, распределения, экстраполяции и вычислений. Кроме того,  Prophix позволяет сопровождать числовые данные комментариями, которые хранятся и распространяются совместно с ними, что особенно полезно для проведения коллективной аналитической обработки.

Средства анализа

Средства финансового анализа Prophix созданы для конечных пользователей. Они просты в освоении и доступны руководителям и менеджерам посредством применения предварительно созданных шаблонов и различных встроенных приложений. Финансовый анализ предприятия может проводиться из любого места и в любое время. Пользователям доступны детали финансовых планов, внутренние и рыночные факторы развития бизнеса и различная сопроводительная информация, что гарантирует возможность проведения полномасштабного глубокого бизнес анализа, а автоматические обновления бизнес-моделей Prophix гарантируют постоянную актуальность результатов анализа деятельности.

Автоматический расчет информации

Prophix позволяет автоматически вести расчет финансовой информации и, в частности, автоматически подсчитывает отклонения ключевых фактических показателей от плановых. Регулярно повторяющиеся процедуры анализа деятельности существенно упрощаются за счет применения интуитивно понятных «помощников» обработки и импорта данных, а рутинные задачи, зачастую сопровождающиеся ошибками, исключаются из процесса.

Интерактивная графика

Финансовый анализ в Prophix базируется на широком использовании интерактивной графики. Графические управленческие отчеты и интерактивные информационные панели Prophix позволяют особенно наглядно демонстрировать исторические тренды и перспективы развития, анализировать и сопоставлять ключевые фактические, плановые и прогнозируемые показатели.

Представление картины бизнеса

Prophix совмещает возможности верхнеуровневого и детального анализа деятельности предприятия, обеспечивая представление общей картины бизнеса на уровне консолидированных показателей с более детальным представление на уровне функциональных групп, центров ответственности, направлений деятельности и т.п. Тем самым исключается возможный разрыв между тактическими планами подразделений и стратегическим управлением компанией в целом, обеспечивается возможность обнаружить корень проблемы или непредвиденной задачи.

Детализация показателей

Финансовый анализ первопричин выявленных отклонений, как правило, требует просмотра и оценки некоторой части детальных данных, относящихся к контексту проблемных показателей. Prophix позволяет динамически выполнять операции детализации и переходы в режиме «drill through» для анализа финансовых и нефинансовых показателей без риска потери целостности и надежности данных. При этом централизованная система управления информацией Prophix предоставляет ответы на специфические запросы бизнеса оперативно и надежно, не требуя привлечения ИТ-специалистов.

Привычные и запланированные прогнозы

Полное создание прогнозов с PROPHIX упрощается за счет автоматического извлечения фактических и плановых данных при помощи соответствующих методологий. Извлечение и компиляция данных на ежедневной, еженедельной, ежемесячной, квартальной, ежегодной и иных основах перестают быть долгим и несвязанным процессом. Вы можете просто создавать комплексные каскадные прогнозы, обеспечивая себя своевременными и информативными прогнозными данными для немедленного реагирования на возникающие изменения.

Настройка прогноза за один шаг

PROPHIX хранит прогнозы и допущения в наборах правил вычисления статей и Менеджере процессов PROPHIX. Благодаря этому, при необходимости изменения, оно будет внесено за один шаг – в персональные рабочие листы и/или шаблоны. После принятия этих изменений, вы можете легко провести каскадный прогноз его последствий по всей организации. Это значительно сокращает временные издержки и расходы на обслуживание.

Финансовый прогноз и прогноз, основанный на выбранных пользователем показателях

С PROPHIX вы можете прогнозировать не только валютные, но и товарные единицы, квадратные метры, персонал и другие ключевые финансовые показатели. PROPHIX не ограничивает вас использованием в прогнозе только элементов статей из Главной Книги. Шаблоны PROPHIX разработаны специально для того, чтобы максимально эффективно использовать все финансовые и нефинансовые показатели организации. Это повышает точность прогнозов и понимание причин доходов и расходов.

Скользящий прогноз и сценарии «Что если…»

Менеджер версий PROPHIX вместе с Дельта Анализом обеспечивает среду для динамического скользящего прогноза, гарантируя то, что последние результаты деятельности вашей компании будут отражены в планах на будущее. Скользящее прогнозирование постоянно обновляется в зависимости от времени или необходимости внесения изменений. Прогнозирование PROPHIX дает возможность создавать комплексные сценарии «что если» и проводить их сравнение «на лету».

Оптимизация распределения ресурсов между департаментами

PROPHIX извлекает данные из множества внешних систем, позволяя руководителям точно прогнозировать продажи, инвентарь, затраты и/или другие финансовые показатели в зависимости от бизнес-функций.

Полный цикл финансового прогнозирования

PROPHIX включает в себя весь цикл прогнозирования, начиная от простого прогноза прибыли и убытков и заканчивая прогнозом денежного оборота. PROPHIX создает взаимосвязи между последними данными в ядре операций и позволяет руководству понять взаимодействии прибыли и убытков, листов баланса и оборота денежных средств.

Бухгалтерская отчетность и ее составление

Prophix предоставляет развитую унифицированную платформу для удовлетворения всех потребностей организации в части финансовой отчетности. Многофункциональность системы отчетности Prophix обеспечивает выпуск стандартной бухгалтерской отчетности, управленческой отчетности, внешней нормативной отчетности, операционной отчетности предприятия и позволяет формировать ad hoc отчеты для последующего анализа. Обладая интуитивно понятным интерфейсом, мощным набором средств оформления отчетов и надежным механизмом составления отчетности предприятия, PROPHIX позволяет бизнес пользователям самостоятельно получать достоверную информацию, доступную для глубокого изучения и необходимую для принятия своевременных решений.

Встроенные средства интеграции

Программа бухгалтерской отчетности Prophix опирается на встроенные средства интеграции, которые позволяют импортировать и интегрировать из множества источников детальные данные бухгалтерского учета и сделок с клиентами в едином унифицированном репозитории. При этом простой дружественный интерфейс обеспечивает пользователям возможность управлять финансовыми метаданными, такими как списки и иерархии счетов, определения финансовых коэффициентов и т.п. Запуск процедур импорта с целью обновления данных может выполняться с любой необходимой частотой. В результате пользователи всех уровней всегда имеют для анализа единую, полную и актуальную картину бизнеса.

Гибкость создания отчетов

Prophix обеспечивает полную свободу выбора типов и форм составления отчетности. Составленная в Prophix отчетность предприятия может строиться в соответствии с потребностями бизнеса и предпочтениями конкретных руководителей, без обязательной привязки к стандартам составления отчетности, в свободной от ошибок динамичной среде, интуитивно понятной для бизнес — пользователей. Наглядность и информативность отчетов обеспечивается возможностью применения в них различных таблиц, графиков, диаграмм, встроенных рисунков, а также пользовательских комментариев. Тем самым релевантная информация поставляется пользователям в наиболее точной и наглядной форме. Кроме того, система позволяет создавать детализированные отчеты различных форматов, включая Excel, PDF, без привлечения ИТ – специалистов.

Аналитические возможности

Интерактивная сущность отчетов Prophix обеспечивает бизнес-пользователей аналитическими возможностями для глубокого изучения финансовой и нефинансовой информации. Бухгалтерская отчетность с Prophix позволяет без сложного программирования и/или кодирования получить детализированный анализ, включая переходы «drill through», наложение фильтров, сортировки, ранжирования, различные вычисления и другие функции. Для динамического формирования запросов и оперативного анализа результатов пользователям обеспечивается доступ к данным в режиме on-line в соответствии с действующей в организации политикой обеспечения безопасности.

Многофункциональность шаблонов

Применение многофункциональных отчетных шаблонов обеспечивает одновременное присутствие в одном отчете операционной, персональной информации, информации о продажах и других данных, что способствует большей прозрачности информационных связей между финансовыми и другими бизнес подразделениями, а также более ясному отображению неявной бизнес — логики.

Автоматическая рассылка отчетов

Возможность автоматической рассылки отчетов в безопасной контролируемой среде сокращает цикл подготовки и составления бухгалтерской отчетности организации и обеспечивает доставку заинтересованным лицам должным образом отформатированных, наглядных отчетов с актуальными данными, отвечающих действующим нормам и корпоративным стандартам.  Запускать рассылку можно как вручную, так и по заранее составленному расписанию.

Финансовая консолидация

Финансовая консолидация и формирование консолидированной финансовой отчетности в системе Prophix дают возможность смотреть на финансовую ситуацию в холдинговых структурах с разных разрезов. С одной стороны существует потребность объединения финансовых данных для единого представления финансовой ситуации организации. С другой стороны, для организаций с большим количеством акционеров, актуальна задача формирования отчетности отдельно, чтобы каждый акционер постоянно был информирован о своем инвестиционном портфеле.

PROPHIX позволяет создавать удобные и прозрачные консолидации бюджетов, с поддержкой самых разных уровней их выполнения. Данные постоянно проверяются, проводится детальная перекрестная проверка. Исторические, средние и установленные на конец периода курсы валют могут быть импортированы в автоматическом режиме. Вы можете создавать, запускать и планировать нормативы, пользуясь только «мышью». PROPHIX обеспечивает соблюдение национальных стандартов бухгалтерского учета, GAAP и МСФО. Отслеживать и анализировать сводные данные. Учитывать внутренние корпоративные обороты. PROPHIX позволяет добавлять новые иерархии отчетности, пользователей, валюты, примечания, текущие корректировки а так же настраивать консолидационные процессы и все это возможно без привлечения ИТ-специалистов.

Единый взгляд на финансы

Для холдинговых структур Prophix предоставляет удобные средства настройки финансовой консолидации. Поддерживаются все методы консолидации (полная, пропорциональная, метод долевого участия) и все необходимые расчеты (элиминация внутригрупповых оборотов, расчет деловой репутации и доли меньшинства и т.д.) Для каждой дочерней компании в составе холдинга могут быть определены свои правила консолидации.

Простое рассмотрение и утверждение

Консолидированные данные в системе Prophix проходят кросс-проверку и утверждаются согласно структурным особенностям организации. При использовании PROPHIX никто не запрашивает данные, так как получает их автоматически. «Менеджер бизнес-процессов» автоматизирует процессы коммуникации и максимизирует эффективность существующих бизнес-процессов, позволяя пользователям формировать индивидуальные задачи и решать их в реалистичные сроки. Кроме того, вклад каждого сотрудника документируется с учетом его комментариев и созданных замечаний.

Непрерывный процесс консолидации

Prophix дает возможность автоматизировать правила консолидации финансовых данных и расписание их выполнения, что значительно упрощает процесс, сокращает использование ручной работы и время объединения финансовой информации. Другой важной характеристикой системы является детализация данных до уровня клиента и транзакции, что обеспечивает возможность менеджменту организации мгновенно углубляться в финансовых данных и найти ответы на свои вопросы.

Встроенная конверсия валют

Prophix автоматически учитывает все изменения курсов валют и без ошибочно берет нужные исторические или средние курсы валют для снижения валютного риска организации. Система ведет точный расчет себестоимости всего товарного ассортимента с учетом изменений курса валют, таможенных пошлин и транспортных издержек, расчет конечной стоимости реализации товаров, учитывая разовые и сезонные скидки, постоянные скидки на каждый продукт и весь ассортимент, что дает возможность исключить экономическую неэффективность из-за неправильного учета курса валют.